Pengembangan Aplikasi Arsip Digital Berbasis OCR Dan Rule-Based System

Abstrak

Pengelolaan arsip surat di lingkungan perguruan tinggi masih menghadapi berbagai tantangan, mulai dari proses penyimpanan yang bergantung pada dokumen fisik, keterbatasan ruang arsip, hingga kesulitan dalam proses temu kembali informasi. Kondisi tersebut mendorong kebutuhan akan sistem pengelolaan arsip yang mampu mendukung digitalisasi dokumen sekaligus mempermudah proses klasifikasi dan pencarian arsip. Penelitian ini mengembangkan sistem arsip digital berbasis Optical Character Recognition (OCR) dan Rule-Based System pada unit rektorat Universitas Prabumulih. Pengembangan sistem dilakukan menggunakan pendekatan Design Thinking yang terdiri dari tahapan empathize, define, ideate, prototype, dan test untuk memastikan solusi yang dirancang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Teknologi OCR dimanfaatkan untuk mengekstraksi informasi tekstual dari dokumen hasil pemindaian, sedangkan Rule-Based System diterapkan untuk mengidentifikasi serta mengelompokkan arsip berdasarkan aturan yang telah ditentukan. Implementasi sistem menghasilkan mekanisme pengelolaan arsip yang lebih terstruktur melalui proses digitalisasi, klasifikasi otomatis, dan pencarian dokumen berbasis isi arsip. Integrasi kedua teknologi tersebut mendukung efisiensi pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta memberikan alternatif transformasi pengarsipan dari media fisik menuju arsip digital yang lebih mudah diakses, dikelola, dan dipelihara.